Unternehmen mit mehreren Standorten stehen häufig vor der Aufgabe, gewachsene und heterogene Prozesse in Service, Wartung, Einkauf und Logistik zu harmonisieren. Unterschiedliche Arbeitsweisen, Systeme und Verantwortlichkeiten führen in der Praxis zu Medienbrüchen, ineffizienten Schnittstellen und begrenzter Transparenz über alle Standorte hinweg. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Planungssicherheit, Materialverfügbarkeit und digitale Steuerungsmöglichkeiten.
In einem Projekt mit sechs Standorten wurde daher eine umfassende standortübergreifende Prozessoptimierung umgesetzt. Ziel war es, Effizienzpotenziale zu heben, Abläufe zu standardisieren und die Grundlage für digitale End-to-End-Prozesse zu schaffen.
Ausgangssituation: Unterschiedliche Prozesse, ähnliche Herausforderungen
Die Analyse der Standorte zeigte deutliche Unterschiede in Abläufen, Rollen und Systemnutzung. Individuelle Vorgehensweisen hatten sich über Jahre etabliert, erschwerten jedoch:
- eine einheitliche Planung und Steuerung,
- vergleichbare Kennzahlen,
- effiziente Materialversorgung,
- sowie die skalierbare Digitalisierung der Serviceprozesse.
Um diese Strukturen zu harmonisieren, wurden zunächst alle bestehenden Abläufe detailliert aufgenommen und gemeinsam mit Fachbereichen, Führungskräften und Mitarbeitenden reflektiert.
MPC führte eine umfassende Ist-Aufnahme der Prozesse an den sechs Standorten durch.
Die Schwerpunkte lagen auf:
- Workshops mit Service, Wartung, Einkauf und Logistik
- Visualisierung aller Prozesse in einer einheitlichen Struktur
- Identifikation manueller Tätigkeiten und Systemnutzung
- Analyse von Durchlaufzeiten, Schnittstellen und Rollen
- Bewertung der Material- und Ersatzteilversorgung
Durch diese systematische Vorgehensweise entstand ein vollständiges Bild der End-to-End-Prozesse: von der Serviceanforderung über Materialdisposition bis zur Dokumentation.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die aktive Einbindung der Mitarbeitenden an allen Standorten. Dadurch wurde Wissen sichtbar gemacht und gleichzeitig die Akzeptanz für spätere Veränderungen gestärkt.
Entwicklung eines standortübergreifenden Soll-Prozesses
Auf Basis der Analyse entwickelte MPC standardisierte Soll-Prozesse für Service, Wartung, Einkauf und Logistik. Diese wurden in BPMN (Business Process Model and Notation) modelliert, um ein klares, konsistentes Prozessverständnis zu schaffen, welches unabhängig vom Standort ist.
Die Kernelemente des Soll-Prozesses:
- einheitliche Abläufe und Verantwortlichkeiten
- klare Schnittstellen zwischen Service, Disposition und Lager
- Definition zentraler und dezentraler Aufgaben
- Integration digitaler Workflows sowie der bestehenden ERP-Systemlandschaft
Die BPMN-Modelle bildeten anschließend die Grundlage für die organisationsweite Umsetzung und die technologische Weiterentwicklung.
Digitalisierung und mobile Lösungen als Effizienztreiber
Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Digitalisierung der Serviceprozesse.
Mit dem Einsatz mobiler Endgeräte wurden Prüfungen, Aufträge, Rückmeldungen und Dokumentationen digital vor Ort erfasst.
Die Effekte:
- deutliche Reduzierung manueller Tätigkeiten
- medienbruchfreie Informationsflüsse
- Echtzeit-Rückmeldungen für Planung und Disposition
- digitale Prüfkontrollen und vollständige Dokumentation
- höhere Datenqualität für Materialplanung und Servicekennzahlen
Parallel begleitete MPC die technische Integration in das ERP-System, sodass Prozesse, Daten und digital unterstützte Abläufe nahtlos miteinander verbunden wurden.
Maßnahmenplan und Umsetzung: Von der Theorie in den Betrieb
Für die Einführung der neuen Prozesse entwickelte MPC einen Maßnahmenplan mit organisatorischen, prozessualen und technologischen Schritten. Dazu gehörten:
- Implementierung der standardisierten Arbeitsanweisungen
- Schulungen für Mitarbeitende an allen Standorten
- Optimierung von Lagerprozessen und Beständen
- Harmonisierung der Stammdaten
- Einführung digitaler Tools und mobiler Anwendungen
Durch die strukturierte Vorgehensweise wurde sichergestellt, dass die Veränderungen nachhaltig innerhalb der Organisation verankert wurden.
Um den Erfolg messbar zu machen, wurden standortübergreifende KPIs und Quality Gates definiert. Wichtige Kennzahlen waren:
- Durchlaufzeiten der Serviceprozesse
- Anlagenverfügbarkeit
- Materialverfügbarkeit
- Termintreue
- Digitalisierungsgrad der Abläufe
Dadurch entstand eine gemeinsame Steuerungsgrundlage, mit der die Standorte kontinuierlich verglichen und weiterentwickelt werden konnten.
Fazit
Die standortübergreifende Prozessoptimierung an den sechs Service- und Logistikstandorten hat gezeigt, wie wirksame Standardisierung, Digitalisierung und klare Verantwortlichkeiten gemeinsam Wirksamkeit entfalten. Durch die Analyse der bestehenden Abläufe, die Entwicklung einheitlicher BPMN-basierter Soll-Prozesse sowie die Einführung digitaler Workflows entstand eine durchgängige Prozesslandschaft, die Transparenz und Effizienz erheblich verbessert.
Die Harmonisierung der Rollen, die Optimierung der Materialversorgung und die Reduzierung manueller Tätigkeiten führen heute zu einer spürbaren Entlastung in Service, Wartung, Einkauf und Logistik. Gleichzeitig bilden einheitliche KPIs und Quality Gates die Grundlage für eine verlässliche Steuerung über alle Standorte hinweg.
Mit einem ganzheitlichen Ansatz wurde eine skalierbare und zukunftssichere Prozessarchitektur geschaffen, die nicht nur den operativen Alltag vereinfacht, sondern auch die Basis für weitere Digitalisierungsschritte legt.
Das Unternehmen verfügt nun über konsistente End-to-End-Prozesse, eine deutlich höhere Datenqualität und eine verbesserte Entscheidungsfähigkeit, was wichtige Voraussetzungen für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit sicherstellt.